Семь правил подготовки к выставкам

3 июля, 2013

Выставка — это то место, где персонал фирмы может либо завязать новые контакты, либо разрушить дальнейшие связи с теми партнерами и покупателями, которые у фирмы уже были.

Нужно помнить, что посетители приходят на выставку, как зрители на представление. Их ожидания зрелища достаточно велики, и именно поэтому они жертвуют своим временем. А на специализированные выставки и ярмарки до 76% посетителей приходят, имея четкую программу посещения: получить информацию, найти продавца или поставщика, провести переговоры, заключить сделки и т.п.

Обеспечить успех будущей акции можно ещё до открытия выставки. Надеемся, что наши советы помогут вам правильно потратить свои деньги и добиться положительного результата.

1. Выбор места на выставке

Удачный выбор места означает многое. Экспоцентр, как правило, продаёт площади по одинаковой цене, но на самом деле одно и то же количество метров может привести к вам поток клиентов, а может оставить только горькие сожаления о впустую потраченных деньгах. Выбор места — не такая уж простая задача. Принято считать, что лучшие места — в центральных проходах, но мало кто учитывает, что люди не любят стоять на пути человеческих потоков и по центру могут пройти не останавливаясь. Конечно, два фронта стенда, обращенных к посетителям лучше, чем один, но если у вас только один стендист, это не поможет, а только затруднит работу. В любом случае, приняв решение об участии в выставке, нужно обратиться в экспоцентр заранее и, пока есть выбор, проконсультироваться с профессионалами.

2. Выбор персонала для участия в выставке

Стендист и руководство фирмы всегда должны помнить, что именно человек на стенде является экспонатом № 1 и в первую очередь от общения с ним зависит впечатление посетителей о фирме.

Важнейшая часть работы стендиста заключается в умении показать товар-услугу-фирму с лучшей стороны, убедить покупателя в его преимуществах, договориться о поставках-контактах после выставки. Всё это нужно сделать в условиях жесткого лимита времени и массы посетителей.

Как свидетельствуют исследования, посетитель отводит в среднем одной экспозиции не более 5 минут собственного времени. Поэтому стендист должен уметь за это время классифицировать посетителей, отделив деловых людей от случайных прохожих, привлечь нужных посетителей на свой стенд, провести деловые переговоры, вручить информационно-рекламные материалы, подарить сувениры, взять у посетителя координаты для будущих контактов и распрощаться, оставив о себе и о фирме приятные воспоминания.

Таким образом идеальный стендист должен обладать следующими качествами:

быть квалифицированным специалистом в определенной области знаний, хорошо знать собственную продукцию;
быть коммуникабельным, внимательным, доброжелательным и чутким в общении с другими, настойчивым в отстаивании своих позиций;
уметь вовремя начинать и заканчивать разговор, владеть искусством убеждения, быть лаконичным в дискуссиях, владеть искусством корректно заканчивать любой разговор за 2-3 минуты;
обладать достаточной силой воли и выдержкой в критических ситуациях;
помнить, что выставка-ярмарка — это праздничное зрелище для гостей-посетителей и уметь сохранять и поддерживать праздничное настроение.

Совет для руководства фирмы. Посетители почти никогда не подходят к сотрудникам фирм, которые сидят спиной к ним. Если вы увидите своего сотрудника в такой позе — постарайтесь заменить стендиста.

3. Реклама будущей акции

Рекламу выставки в целом обеспечивает экспоцентр. Но и вам стоит позаботиться о целевой группе ваших клиентов. Реклама вашего стенда в газетах, по радио и телевидению, почтовые рассылки по специальным базам данных, наконец, просто телефонные звонки и факсы, словом всё, что выдержит ваш бюджет. Если у вас есть сайт, то информация о вашем участии в выставке обязательно должна появиться в разделе «Новости». Учтем, что приглашение на выставку, где посетителей ожидает много интересного, выглядит не так навязчиво как приглашение в офис, а за бесплатный билет ваши настоящие и потенциальные клиенты будут вам благодарны.

4. Подбор экспонатов

При подборе экспонатов независимо от профиля фирмы рекомендуем воспользоваться следующей классификацией.

Экспонаты в порядке повышения эффективности демонстрации на стенде:

информация о фирме (награды, дипломы, сертификаты);
информация о продукции (фотографии, альбомы, постеры, видеокаталоги);
модели продукции;
сама продукция;
экспонаты-аттракционы (продукция в действии с участием посетителей).

Необходимо заранее позаботиться о раздаточных материалах: сувенирах и рекламно-информационной полиграфии. Помните, что полиграфические материалы — это то, что останется у посетителя на память о фирме после выставки. И если дешевый, скучный и некачественный буклет клиент выбросит в урну сразу — он никогда не увидит вашего роскошного и дорогого офиса. Не экономьте на мелочах, упуская главное.

5. Дизайн выставочного стенда

Одна из главных проблем на выставке — как остановить проходящего мимо посетителя и привлечь внимание к стенду. Для этого могут служить необычные элементы оформления и эффектные дизайнерские решения. Например, навесные панели, вторые этажи на стендах, световые короба и динамические решения. Дизайн стенда должен поддержать или создать достойный имидж вашего предприятия. Помните, что стенд — это ваш передвижной офис, «выезд офиса на публику», поэтому правило звучит довольно просто: стенд должен выглядеть так же или лучше, чем ваш основной офис, но ни в коем случае не хуже. Отсутствие мраморных плит и подвесных потолков может заменить интересная концепция оформления и дизайнерские решения профессионалов.

6. Организация разведки

Одним из наиболее доступных и удобных источников изучения рынка и достижений конкурентов являются международные выставки и ярмарки.

Важной задачей на выставке является подготовка и проведение разведки с последующим анализом данных.

Поэтому перед собственной командой, работающей на выставке, нужно точно сформулировать задачу.

На стендах конкурентов необходимо выявить:

новые товары и услуги;
новые технические и организационные решения в разработках, производстве и сбыте;
технический уровень и конкурентоспособность товаров, представленных на выставке.
В дальнейшем эти данные могут серьёзно повлиять на техническую и товарную политику фирмы.

Так француз М.Жакккар, познакомившись на «Выставке игральных автоматов» с принципом действия распредвала для исполнительных механизмов другого изобретателя Ж.Вокансона, через год сконструировал, а затем и запатентовал знаменитый жаккардный станок. И только историки установили, что центральная идея его конструкции заимствована у изобретателя игрушек-автоматов.

Изучение конкурентов можно проводить следующим способом:

общий осмотр экспозиций;
сбор материалов конкурентов (проспекты, буклеты, каталоги, прайсы и т.д.);
путем обсуждения достоинств товаров и услуг конкурентов с посетителями выставки, осматривая вместе с ними стенды конкурентов;
участвуя в семинарах и конференциях, устраиваемых на выставке фирмами для специалистов.

По окончании выставки сотрудники должны представить собранные материалы вместе с отчетом о выставке.

7. Семинары и акции

Эффект от участия в общем мероприятии — выставке можно в некоторых случаях усилить организацией индивидуальных мероприятий фирм-участников.

Чтобы окончательно сразить потенциальных клиентов вашими достижениями и эрудицией сотрудников, подготовьте для них (согласовав с экспоцентром) научно-популярный семинар по соответствующей тематике.

На стенде и специальных площадках экспоцентра можно провести забавные викторины с розыгрышем призов или осуществить с привлечением исполнителей рекламно-развлекательную программу.